Edição de Mensalidades
A tabela de ‘Edição de Mensalidades’ é composta por uma lista das mensalidades, a Legenda e os botões de comandos.
A lista de mensalidades contém todos as mensalidades registadas no programa, indicando o número do recibo, o nome do aluno e o seu número e o mês a que se refere. A legenda indica através de cores quais os recibos pagos e os anulados. Ainda na legenda é mostrada a opção de filtro activo e ordenação, da lista de mensalidades. Ao activar a opção ‘Filtro Activo’ ser-lhe-á mostrada a janela de ‘Filtros’ para determinar quais os registos que pretende visualizar na lista de mensalidades, a sua desactivação permitirá visualizar todos os registos. Ao activar a opção ‘Ordenação Activa’ ser-lhe-á mostrada a janela de ‘Ordenações’ para determinar a ordem pela qual pretende visualizar a lista das mensalidades. Existe também a opção de ‘ocultar Pagos e Anulados’ que permite não visualizar na lista de mensalidades, aquelas que já estão pagas e as que estão eventualmente anuladas.
A lista de mensalidades apresenta no início a opção ‘ocultar pagos e anulados’ activada de forma a facilitar o processo de selecção da mensalidade que se pretende pagar.
Para Editar/Pagar uma mensalidade existente deverá fazer duplo clique com o rato na lista de mensalidades sobre a mensalidade pretendida, o que lhe mostrará os items dessa mensalidade e lhe permitirá editar, pagar ou anular a mesma.
Ao abrir uma determinada mensalidade ser-lhe-á mostrada a lista com os items do recibo. Esta lista de items é o resultado do que está estipulado no respectivo aluno, valor da mensalidade (escalão), actividades e descontos/suplementos. Pode editar um valor de um item, para tal deve fazer duplo clique no valor que pretende modificar, pode também retirar um item, fazendo duplo clique com o rato na descrição do item que pretende retirar.
Nesta janela também ser-lhe-ão mostradas duas listas, a das Actividades e a dos Descontos / Suplementos. Estas listas permitiram ao utilizar adicionar outros items ao recibo que está a editar, para tal terá apenas que fazer duplo clique nos items que deseja ver incluidos no recibo.
No momento em que está a editar um recibo, o utilizar pode utilizar o botão ‘Ok’ para gravar as alterações que efectuou, pode utilizar o botão ‘Anular’ para anular o recibo, e pode também emitir o pagamento do recibo utilizando o botão ‘Emitir Pagamento’.
Quando estiver a editar um recibo já pago, o botão ‘Emitir Pagamento’ é substituido pelo botão ‘Reimprimir Recibo’ e surgirá o botão ‘Cancelar Pagamento’, que permitirá repor um recibo como não pago.
Introdução de um Recibo Novo (comando ‘Inserir’ na Edição de Mensalidades)
Ao executar o comando ‘Inserir’ ser-lhe-á mostrado no canto superior esquerdo da janela, uma lista de selecção de alunos, para escolher o aluno do novo recibo. Depois de escolhido o aluno, surgirá, como na edição, a lista de items do recibo, assim como as duas listas para adicionar items ao recibo (ver explicação anterior).
Recolha de quantidades de items no Recibo (Activada nas ‘Opções’ do programa)
A introdução de items na edição dos recibos pode permitir a determinação da quantidade e do valor desse mesmo item. Para tal deve activar a opção ‘Recolha de quantidades de items no recibo’ nas opções do COLÉGIO 2000.
Quando esta opção estiver activada ser-lhe-á perguntado, sempre que inserir um item, qual a quantidade e o valor do mesmo. Esta funcionalidade permite-lhe, por exemplo, a introdução de items que não tenham valor sempre constante e/ou que sejam determinados em função de uma quantidade.
Uma actividade que pode estar nestas condições é por exemplo as refeições, que pode ser aplicada em função dos dias em que o aluno almoçou. Neste caso deverá criar uma actividade ‘Almoços’ atribuindo-lhe o valor unitário, e sempre que estiver a inserir o item ‘Almoços’ nos recibos, apenas terá que indicar a quantidade e que confirmar o seu valor unitário.