Configuração
Para iniciar a utilização do COLÉGIO 2000 deverá antes de mais compreender a estrutura de dados do programa. Esta estrutura assenta principalmente em tabelas de informação, elas são:
A tabela de Alunos, de Actividades, de Escalões, de Vacinas, de Descontos e Suplementos e de Turmas.
A primeira é sem dúvida a mais importante, pois é nela que toda a informação relativa aos alunos está registada, mas antes de poder iniciar a introdução desta tabela, deverá introduzir os dados das tabelas de Escalões, Actividades, Vacinas, Descontos e Suplementos e Turmas. Pois os dados destas tabelas vão ser necessários para poder introduzir correctamente os alunos.
A tabela Escalões determina quais as mensalidades que o seu colégio utiliza, por exemplo a mensalidade da creche poderá ser 100€ e a do jardim de infância 120€, desta forma terá que definir estas duas mensalidades como Escalões diferentes assim como todos os outros tipos de frequência que o seu colégio disponibiliza.
A tabela Actividades prevê contemplar todas as actividades extra mensalidade, que existam no seu colégio, elas podem ser por exemplo: ballet, Natação, Línguas, Música, Informática, Transporte Escolar, Refeições, etc.
A tabela Descontos / Suplementos existe para definir valores a aplicar como descontos ou adicionais nas mensalidades dos alunos. Estes valores são percentuais e podem incidir sobre o total da mensalidade, sobre o Escalão ou apenas sobre uma determinada Actividade. Por exemplo pode existir um desconto para filhos de funcionários do seu colégio de 30% a incidir sobre o total da mensalidade, ou um desconto de 10% para alunos que tenham mais um irmão no colégio a incidir apenas sobre o Escalão, ou um desconto de x % sobre uma determinada actividade ou até um suplemento de 5% para aplicar como multa de atraso de pagamento que conforme se quiser poderá incidir sobre a totalidade da mensalidade ou apenas sobre o valor do escalão. Tratando-se de uma tabela que permite receber tanto descontos como suplementos, deverá ter em conta que os descontos deverão ser introduzidos como valores negativos (por exemplo: -10,00%) e os suplementos como valores positivos (por exemplo: 20,00%).
A tabela Vacinas, permite registar todos os tipos de vacinas de que se faz registo nos alunos. Apenas será necessário determinar o nome da referida vacina, já que todo o registo de datas das mesmas são configuradas no próprio aluno.
A tabela Turmas permite a criação de todas as turmas do colégio, determinado logo à partida quantos alunos terá cada uma delas, de forma a que o programa o avise quando esse limite fôr atingido. Caso não pretenda que este controle funcione, aconselhamos que introduza um valor alto, por exemplo 999.
Como vê, é conveniente, se não mesmo necessário, introduzir toda a informação nas tabelas acima referidas antes de proceder à introdução de alunos.